TEMA: VALGKOMITEEN OG STYETS ROLLE FOR MANGFOLD

Innledning 1: Inkludering på topp 2020

v/ Ida Marie Holmin, assisterende generalsekretær i Frivillighet Norge

Inkludering i frivillig sektor:

Inkludering på topp startet fordi vi så få eksempler på mangfold i toppen i organisasjonene. Inkludering på topp er et tiltak i Frivillighet Norges inkluderingsprosjekt som har som mål å synliggjøre og øke det etniske mangfoldet i frivillige organisasjoner. Prosjektet er støttet av IMDi, Integrerings- og mangfoldsdirektoratet.

Bygger på resultater:

Vi startet programmet med to samlinger og en konferanse i 2019 og viderefører arbeidet i 2020. Vi bygger videre på erkjennelsen om at selv om mange organisasjoner lykkes med å øke det etniske mangfoldet, så lykkes vi i mindre grad med å få mangfold på toppen i organisasjonene.

Mål:

· Identifisere og peke på utfordringene vi ser i frivillig sektor.

· Jobbe med å finne og dele løsninger og verktøy for hvordan frivillige organisasjoner kan øke mangfoldet i ledelsen og blant ansatte og tillitsvalgte.

Inkludering på topp i 2019:

Vi lærte at:

•Mangfold er et ledelsesspørsmål, gode intensjoner må følges opp

•Måten vi rekrutterer på viderefører ofte mangelen på mangfold

•Å jobbe for mangfold er å finne nye måter å gjøre ting på

•Det er viktig å lage en strategi og sette av ressurser til utvikling

•Definer hvorfor mangfold er viktig for dere - hvem savner dere

•Bruk anledningene - ansettelser, valg, synlighet, handlingsplaner. Når vi har årsmøter skal vi velge et styre, og valgkomiteen spiller en viktig rolle. Valgkomiteen snakket vi ikke mye om i fjor, men vi ble bevisst på at de spiller en viktig rolle.

Les mer om Inkludering på Topp i 2019 her.

Dagens tema: valgkomiteens og styrets rolle

1. Måten valgkomiteen løser sine oppgaver på avgjør hvem som styrer og utvikler organisasjonen

2. Styret har ansvar for mangfold og forventninger til valgkomiteen

3. Det er en rød tråd mellom styrets arbeid, valgkomiteen og organisasjonsutvikling

Innledning 2: Organisasjonsutvikling

v/Hans Christian Lillehagen - Generalsekretær i Stiftelsen Dam

Organisasjonsutvikling er viktig når man snakker om mangfold. Ulike mennesker finner de beste løsningene sammen. Det kan være behagelig å jobbe med folk som ligner med seg selv, men mangfold skaper gode løsninger.

Hvem er stiftelsen Dam?

Stiftelsen Dam er en av Norges største stiftelser som gir penger til helse- og forskningsprosjekter, og som skal gi bedre helse gjennom deltakelse, aktivitet og mestring for folk i Norge. Prosjektene drives av de frivillige helseorganisasjonene, og pengene kommer fra overskuddet til Norsk Tipping. Vi har ca. 38 medlemsorganisasjoner og cirka 200 søkerorganisasjoner.

Da jeg ble ansatt som generalsekretær i 2012 var jeg den første homofile mannen som ledet en så stor stiftelse. Som barn trodde jeg aldri at en som meg skulle nå til topps. De siste årene har organisasjonen endret seg. Da jeg startet het organisasjonen ExtraStiftelsen Helse og Rehabilitering, vi hadde en gammel logo og var veldig papirbasert som organisasjon.

I dag heter vi Stiftelsen DAM (Deltagelse, aktivitet og mestring), vi har en annen profil som er mer moderne, og formålet og verdiene våre kommer tydeligere fram. Våre verdier er åpenhet og kvalitet i arbeidet vi gjør. Det koster litt med organisasjonsutvikling og endring, og jeg vil fortelle litt om hvordan vi kom hit.

Den største hindringen er holdningen “Har vi ikke endret oss nok nå?” Vi lever i 2020, er moderne og tenker framover, men vi blir aldri ferdig med utvikling og endring. Utvikling bereder grunnen for fremtiden.

•Utvikling er nødvendig

•Organisasjonen må være relevant - være tilstede og løse behovene i samfunnet.

•Vi har ansvar for endring

Organisasjonsutvikling: fra formål til analyse til gjennomføring

1) Formål med organisasjonen. Dette må ligge til grunn når vi utvikler organisasjonen videre.

2) Analyse: situasjonsbeskrivelse og utfordringsbilde – mange hopper kanskje bukk over dette punktet. Man må gjøre denne øvelsen og for eksempel gjennomføre en SWOT-analyse (strengths, weaknesses, opportunities, og threats. Dette legger grunnlag for en strategi. Man må holde fast på målsettingene og tenke dem ut fra det analytiske arbeidet man har gjort. Mål hvor dere står i dag, da blir det lettere å se endring om noen år.

3) Strategi: Strategiarbeid i organisasjoner kan være vanskelig på grunn av hyppige utskiftninger i administrasjonen og at man baserer seg på frivillig innsats. 3-5 år kan være lenge for en organisasjon eller et lokallag. Må forankres høyt i organisasjonen på toppen.

4) Handlingsplan = gjennomføring. Ha mål som er målbare. Hvordan skal vi satse på mangfold?

Tre gode råd:

1. Tid til å gjøre gode nok analyser

2. Forståelige og konkrete mål

3. Tålmodighet

Tips til gjennomføring:

1) Hold fast på målet

2) Bruk vanlige ord

3) Få med flinke folk, ta sjanser og ha det gøy.

4) Minn alle på hva vi har oppnådd- vær deg sjøl

5) Snakk om de langsiktige målene hele tiden

6) Ikke gi deg, men lytt til innspill

7) Gi frihet til initiativ og vær involvert. Slipp opp på kontrollen og tør å gå utenfor komfortsonen.

Innledning 3: Styrets rolle for mangfold

v/Lubna Boby Jaffery – Styreleder for Riksscenen og byråd for arbeid, sosial og bolig i Bergen kommune

Det har ikke skjedd så store endringer med tanke på sammensetning av styrer rundtomkring i Norge siden jeg ble oppnevnt som styremedlem til mitt første verv for 25 år siden. Jeg var sjelden med min bakgrunn da, og det har ikke skjedd veldig mye enda. Min kompetanse er ikke ulik kompetansen til de andre, men med min bakgrunn kan jeg også ta med visse erfaringer og perspektiver som andre ikke har.

Når du har et mangfoldig styre som har en bredde når det gjelder kjønn og “det nye Norge, så er det en styrking av jobben styret skal gjør. Hvis styret består av folk som er like hverandre i erfaring, kjønn og opplevelser i livet ellers, så blir man lik hverandre og vil tenke likt. Forskning viser at mangfoldige styrer tar bedre og mer lønnsomme beslutninger. Viktig med mangfold med tanke på strategiske beslutningene som styret tar.

Minoritetsbefolkningen er like mangfoldig som den etnisk norske befolkningen. Det er dumt å ikke utarbeide strategier som favner om en stor bredde av publikum. Forskning fra USA viser at de bedriftene med kjønnsmangfold hadde bedre økonomisk. Samme med de som hadde folk med minoritetsbakgrunn i styret.

Det er nyttig for styret å ha et mangfold med seg på beslutninger på strategisk nivå fordi det er lønnsomt for bedriften.

Spørsmål til Lubna:

1) Hva forventer du av en valgkomite?

Det kommer an på organisasjonens struktur, men min forventning er at de skal sette i gang et best mulig styre som skal ivareta organisasjonens interesser på best mulig måte. Kompetansen må ligge i bunn. Man må ha rom for noe kontinuitet, mens man også gir rom for utvikling i styret. Det kan være mange ulike måter å gjøre det på. Man kan enten velge styremedlemmer som har spesifikk erfaring fra et felt, folk som har generell styreerfaring eller folk som har gode perspektiver å ta med inn. Man må passe på å ikke bare spørre folk som sitter i mange styrer, men folk som man tror kan gjøre en god jobb. Et helt likt styre er ikke en måte å styre en organisasjon på, derfor må valgkomiteen se etter mangfold.

2) Hvordan kan man påvirke styre/valgkomite til å fokusere på dette?

Generalsekretær/daglig leder som fungerer som styrets sekretær må ta med dette med inn sammen med administrasjonen, hvis dette ikke er et perspektiv styret allerede har. Ledere i organisasjoner kan gi et hint til valgkomiteen om hvem de ønsker å få med i styret.

3) Få er uenige i at mangfold er viktig i styrene, men det å komme et godt skritt videre sliter en del av oss med. I vår organisasjon henter vi ofte fra egne rekker, og det å skape mangfold i bredden er en måte å få mangfold i styret. En annen er å se utenfor egne rekker og rekruttere på utradisjonelle måter. Mangler verktøyene for å komme videre.

Når man rekrutterer så rekrutterer man ofte fra organisasjonen sin. Da jeg meldte meg inn i AUF for 25 år siden var det bare meg i Hordaland. På landsmøtet var det tre med innvandrerbakgrunn. I dag er det helt annerledes, og det er på grunn av at man har gjort en innsats for å rekruttere bredt. Endring tar tid og det viktigste er at organisasjonene er bevisste.

Innledning 4: Valgkomiteens arbeid

v/Tora Voll Dombu - Valgkomité hos Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjon

Valgkomiteen har et ufortjent dårlig rykte, men det kan være noe av det meste spennende og viktigste arbeidet i en organisasjon. Kan fornye, styrke og forbedre en organisasjon. Hvordan valgkomiteen formelt er organisert framgår av vedtektene til organisasjonen. Det jeg sier i dag passer derfor ikke nødvendigvis til alle organisasjonene som er representert her. Valgkomiteen velges vanligvis av det høyeste organet i organisasjonen, typisk en generalforsamling, landsmøte eller årsmøte.

Hva kan valgkomiteen gjøre?

Hvordan en valgkomite velges bestemmes i vedtektene, som regel på årsmøte. Det er medlemmene som bestemmer hvem som skal sitte i valgkomiteen, det vil si at valgkomiteen svarer til årsmøtet. Størrelsen kan variere, men dette må man tilpasse til organisasjon. Man ønsker at valgkomiteen speiler organisasjonen.

Valgkomiteen bør ha innsikt i hva organisasjonen trenger. Styret kan velge en representant, som regel noen som tropper av.

Valgkomiteens oppgave er å finne de riktige personene til vervet med tanke på fremtidig utfordringer, prioritering og mål for organisasjonen.

Hvordan finner man de rette menneskene?

Som regel kan man ikke sitte i stille i båten og vente, man må lete etter de beste kandidatene og ikke bare de første som rekker opp hånden.

Konkrete tiltak

- Skriv ned navn på aktuelle kandidater

- Valgkomiteen bør bestå av folk med et bredt nettverk

- Bruk intervjuprossesen til å finne de kandidatene som ikke rekker opp hånden

- Ikke alltid bare velg de folkene som er mest engasjerte

- Ikke gå for den letteste løsningen

- Ikke gi noen et verv fordi de har gått det «riktige løpet» i organisasjonen

Hvis ledelsen ikke har mangfold så er det som regel ikke mangfold i medlemsmassen. Valgkomiteen må være modig og tørre å innstille på mangfoldige kandidater.

Hva kan organisasjonen gjøre?

Det jeg mener bør kjennetegne forholdet mellom styret og valgkomiteen er at det egentlig ikke er noe forhold der. Fordi valgkomiteen er valgt av landsmøtet er det viktig å holde minst en armlengdes avstand mellom styret og valgkomiteen.

I valgkomiteens daglige arbeid bør de ha en kontaktperson i sekretariatet å forholde seg til, som de stoler på og som opptrer konfidensielt. Alt etter hvilke ressurser som er tilgjengelig i organisasjonen bør en ansatt være kontaktperson for valgkomiteen med all slags administrative ting, som tilgang til system, dokumenter og hvis ønskelig også medlemslister.

Tips til valgkomiteens arbeid:

1) Jobb med mangfold overalt. Ikke utelat noen deler av organisasjonen fra den jobben. Her må frivillige, ansatte og tillitsvalgte dra samtidig i samme retning.

2) Valgkomiteen må være litt lenger framme i skoa og mer utålmodig enn alle andre, for å skyve kulturen i organisasjonen i riktig retning. Det betyr at de som innstiller på valgkomiteen, enten det er styret eller valgkomiteen sjøl, også må være utålmodige. De som vil noe må sitte i valgkomiteen, ikke de som er ferdige med det de vil! Valgkomiteen er for viktig til å være stebarnet i organisasjonen.

3) Ikke vær redd for ting som ikke er farlig!

Innledning 5: Valgkomiteens arbeid

v/Sahar Azari - Avdelingsleder for kommunikasjon og organisasjon i Naturvernforbundet

FAFO har forsket på hvem som egentlig blir tillitsvalgt? Det viser seg at 61% av de som blir tillitsvalgte blir oppfordret av andre.

Hvem blir oppfordret? 80% personer vi liker.

· De du liker i organisasjonslivet er de som får vervet, og hvem vi liker er basert på kjønn, utdanning, bakgrunn, osv. Men vi spør som regel folk som er lik oss selv.

· Ofte omtales dette som «likhetseffekten» (på engelsk: «similar-to-me effect»). En studie viste at 80 prosent av de kandidatene som intervjueren likte, ble tilbudt stillingen.

Alle trenger nettverk eller støttepersoner. Bruk litt tid på nye personer slik at de føler at de har noen som er deres støtteperson. Som leder bør man spørre om folk vil være med.

Tips:

1) Gjenspeil samfunnet

2) Alle skal ha plass

3) Delta på organisasjonens aktiviteter, uansett om du er styre eller sekretariat

4) Snakk med alle!

5) Snakk med styret om deres rolle

6) Hvordan oppfordrer du folk? Gi alle en sjanse!

7) Pass på hvordan du ordlegger deg når du spør om de vil være med

8) Intensjonen

9) Tenk langsiktig

10) Vær støttepersonen til noen

Åpen spørsmålsrunde

Finnes det noen snarveier til å skape et større mangfold? Finnes det snarveier for valgkomiteen?

- Kvotere inn folk fra andre organisasjoner gjennom samarbeid med dem.

Kan valgkomiteen velges fra årsmøte eller fra et ekstraordinært årsmøte?

- Dette kommer veldig an på vedtektene. Hos noen velges de på årsmøtet, men andre velger dem igjennom styret. Sjekk vedtektene til din organisasjon.

- Er man ikke fornøyd med måten det gjøres i dag så kan man endre vedtektene og dokumentene som bestemmer dette.

- Ikke vær redd for å bygge rammeverkene til å sikre et bedre mangfold.

Tips til opplæringsverktøy til valgkomite og et styre

- Inkludering på topp

- Forskjellige valginstrukser som organisasjoner bruke

Generelle tips til valgkomite:

- Vedta en instruks til valgkomiteen hvor man spesifiserer at man ønsker mer mangfold

- Finn ut om du er i en ventefase eller jobber aktivt for mer mangfold.

- Få en oversikt over hvilket nettverk din valgkomité har og jobb for å utvide den

Hvilke typer mangfold er det å ta hensyn til? Og hva savner man i sin organisasjon?

- Funksjonsvariasjoner

- Etniske minoriteter

- Nasjonale minoriteter

- Sosiale forhold

- Kjønn av alle slag

- Likestilling

- Politiske preferanser

- Religiøs preferanse

Det å jobbe med mangfold er et strategisk og langsiktig rekrutteringsarbeid som krever at man har kjennskap til det sin egen organisasjon mangler.